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Consejos para realizar reuniones virtuales más eficientes

Organizar una reunión virtual, ya sea con colegas, clientes o a nivel empresa puede, en ocasiones, ser un desafío. En este post enumeramos algunos tips para mejorar el desarrollo de las reuniones virtuales y evitar algunos problemas.

  1. Elige la mejor herramienta para hacerla. Desde el inicio de la pandemia por COVID-19 la carta de aplicaciones para realizar meeting se ha expandido y todas ofrecen diferentes configuraciones, compatibilidades y funciones. Incluso algunas son más reconocidas en algunos países que en otros. Es importante conocer desde qué países asistirán a la reunión y, si es posible, desde qué tipo de dispositivos estarán conectados.
  2. Evita reprogramar o cancelar a último momento. Una reunión virtual tiene la misma validez que cualquier reunión presencial e implica el mismo grado de compromiso. Cancelar a último momento, en la mayoría de los casos, es irrespetuoso y puede tener un impacto negativo en los asistentes. Si realmente tienes que cancelar, envía un mensaje personal explicando los motivos junto a una disculpa.
  3. Aclara las condiciones de conexión. Desde un principio, recordar el día, la hora y la plataforma a utilizar, los pasos a seguir y si obligatorio, o no, el uso de webcam y micrófono durante el meeting.
  4. Conéctate antes. Independientemente de si estás organizándola o simplemente asistiendo, conéctate antes para verificar que todo funcione correctamente y evitar inconvenientes una vez iniciada la reunión.
  5. Evita ser impersonal. La calidez es importante y genera confianza, ya sea que estés hablando con un colega o un cliente. Esto no significa dejar de ser formal, sino combinar la formalidad con la personalización.
  6. Silencia sonidos y verifica el entorno. Silencia tu micrófono si hay alguien más presentando y evita que las notificaciones o llamadas interfieran en la reunión, así como otros sonidos ambientales que puedan generar distracción. Ocupa espacios de tu hogar donde haya menos distracciones, ruidos o movimiento de personas que puedan alterar el curso del encuentro virtual.

Fuente: HubSpot

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